Microsoft 365 邮件使用与在线归档：官方策略与管理指南

问题描述 / 背景介绍

“邮箱容量告警”是 IT 支持中最频繁的需求。对于企业而言，盲目删除邮件会触碰合规红线，而单纯依赖本地 PST 文件又存在丢失风险且无法跨设备查看。本指南旨在理清 M365 的存储逻辑，特别是揭秘 1.5TB 归档背后的“激活机制”，帮助管理员真正解决空间焦虑。

核心配额纠偏：你以为的 vs 真实的

很多管理员误以为购买了 Plan 2 就能直接获得 1.5TB 空间，这其实是一个巨大的认知误区：

许可证类型 主邮箱配额 在线归档配额 (初始状态) 1.5TB 自动扩展 (上限)
Plan 1 50 GB 无 (需单独购买) 不支持
Plan 2 100 GB 100 GB 支持 (但需管理员手动开启)

关键提醒： 即使拥有 Plan 2 许可证，在线归档的初始配额也仅为 100 GB。如果这 100GB 满额且管理员没有进行后台干预，用户依然会收到空间不足的报错。

重点解析：1.5TB 自动扩展归档 (Auto-Expanding Archiving)

这是 M365 解决海量存储的核心功能，但它并非“开箱即用”，需遵循以下规则：

  1. 非默认开启：必须由 IT 管理员通过 PowerShell 或后台手动激活。
  2. 触发逻辑：开启后，系统不会立刻显示 1.5TB。当归档空间达到约 90% 时，微软后端会自动挂载额外的存储分片（Chunks）。
  3. 不可逆性：此功能一旦对邮箱开启，无法撤销或关闭。
  4. 导出限制：由于是分布式存储，无法将 1.5TB 整体导出一个巨大的 PST 文件。

IT 管理员实操：自动化管理脚本

在处理大容量邮箱前，请先确保已通过 PowerShell 连接至 Exchange Online。

1. 批量检查：哪些用户开启了归档？状态如何？

此脚本可列出所有用户的归档开启状态、是否激活了自动扩展，以及当前已使用的空间。

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# 批量检查所有用户的归档配额与扩展状态
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Archive | Select-Object `
    DisplayName, `
    PrimarySmtpAddress, `
    ArchiveStatus, `
    AutoExpandingArchiveEnabled, `
    @{Name="ArchiveUsage(GB)";Expression={(Get-MailboxStatistics $_.Identity -Archive).TotalItemSize.Value.ToGB()}}, `
    @{Name="ArchiveQuota(GB)";Expression={$_.ArchiveQuota.Value.ToGB()}} | `
    Out-GridView # 以表格视图弹出，方便按需排序和导出

2. 激活操作：开启 1.5TB 扩展功能

  • 为特定高需求用户开启：

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    Set-Mailbox -Identity "user@yourdomain.com" -AutoExpandingArchive

  • 为全组织（所有 Plan 2 用户）开启：

    1
    Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchiveEnabled $true

小型企业与个人用户的“梯级”方案建议

方案 A：云端自动化归档（推荐）

  • 适用人群：拥有 Plan 2 (E3/E5/Business Premium) 的核心岗位人员。
  • 操作：管理员开启 Auto-Expanding，并配置**保留策略 (Retention Policy)**，如“超过 2 年的邮件自动移动到归档”。
  • 优势：数据全平台同步、全量搜索、受 Microsoft Purview 合规保护。

方案 B：本地 PST 存档（成本敏感型）

  • 适用人群：仅有 Plan 1 (50GB) 且无预算升级的用户。
  • 操作：在 Outlook 客户端配置“自动存档”，将旧邮件移至本地 .pst 文件。
  • 风险防范：必须确保存储 PST 的磁盘有备份（如 NAS 或外接硬盘），否则 PST 文件损坏将导致数据永久丢失。

最佳实践与安全红线

  1. **身份安全 (MFA)**：在 Microsoft Entra (原 Azure AD) 中强制开启多因素认证，防止归档的敏感邮件被非法访问。
  2. 习惯转变：强制推行“OneDrive 分享链接”代替“邮件直接发送附件”。
  3. 时效性注意：自动扩展功能激活后，通常需要 24 到 72 小时 才能完成后台分片挂载，建议在空间触达 90% 前预先开启。